Zakaj potrebujete arhiv Outlook Mail

To vprašanje so pogosto postavljali neizkušeni uporabniki, medtem ko so ostali aktivno uporabljali to funkcijo. Torej zakaj?

Arhiviranje se uporablja pri delu s črkami e -mail ali z zunanjim pogonom.

Kaj daje arhiviranje:

• Z njim lahko enostavno shranite črke iz pošte in jih nato vrnete, če obstajajo razlogi za to;
• Pogosto se ta metoda uporablja med ponovnim namestitvijo računalniškega sistema, da ne izgubi pomembnih podatkov;
• za prenos sporočil na zunanji medij;
• Ko uporabljate več naprav ali pri zamenjavi enega z drugo.

Za ustvarjanje arhiva iz e-pošte je izbranih več načinov, ki so izbrani, odvisno od računa samega e-pošte.

Lastnik računa ima vedno dostop do mape, imenovane "Arhiv", pogosto je celo standardna mapa skupaj z istimi drugimi funkcijami: "dohodi", "poslana"; "Oddaljeni".

Ko uporabljate takšne račune, kot sta POP in IMAP, lahko ustvarite mapo z imenom "Arhiv", ali pa za te namene uporabite obstoječo. Toda v Microsoftu 365 in Exchange je to nemogoče storiti.

Kako pravilno arhivirati črke na Outlook Mail

Pri uporabi gumba "Arhiv" se velikost nabiralnika ne bo zmanjšala. Če pa je to potrebno za arhiviranje, je vredno uporabiti arhiv strežnika v Microsoftu 365 za podjetja ali ročno izvajanje arhiviranja.

Seveda vedno obstaja meja prostora s korporativnim e -pošto in za shranjevanje črk uporabnik prejme svojo mejo pomnilnika. Z aktivno uporabo te storitve boste morali slej ko prej osvoboditi prostora, da boste lahko prejemali nova pisma.

In tukaj jih bo mogoče odstraniti vse ali se premakniti nekam za shranjevanje (lokalni disk). In za takšno shranjevanje bodo morali arhivirati. Poleg tega boste morali za čiščenje nabiralnika porabiti veliko časa za odstranitev vsake črke ločeno. In za čiščenje vsega z enim hitrim gibanjem morate najprej ustvariti arhiv. Toda hkrati lahko pogosto pomembni podatki padejo tudi "pod distribucijo". Pri ustvarjanju arhiva lahko nastavite parametre in se osredotočite na to, kateri bo potekal arhiv črk.

Arhivska nastavitev v Outlooku

Najprej morate izbrati črke, ki jih je treba arhivirati. V skupini, imenovani "Delete", obstaja gumb "Arhiv". Za to funkcijo lahko uporabi tudi ključ za backspace (s pomočjo je enostavno izbrati več objav, da naenkrat ustvarite arhiv).

Pomembno. Microsoft 365, Exchange, Exchange Online in Outlook Računi.Com že imate mapo z imenom Archive. Če niso vidni, morate iti drugače: datoteko - račun Office - Update - Update - Update.

Sporočila bodo prenesena v mapo "Arhiv". In s katero koli napako lahko vedno pojdite v nov arhiv in črke premaknete nazaj v želeno mapo.

Pozornost. Gumb "Arhiv" je prikazan v Outlooku 2016, Outlook 2019 in Outlooku za Microsoft 365. V vseh različicah, ki so izšle prej, ni takšnega gumba.

V Outlooku obstaja še ena zanimiva možnost: arhiviranje s tipkovnico.

Uporabite ga lahko, ko morate arhivirati majhno število sporočil in jih poudariti, samo pritisnite gumb.

Pomembno. Ko je sporočilo odprto z ločenim oknom in ne samo za branje, se arhiviranje ne bo zgodilo. Če želite to narediti, zaprite sporočilo in ga odprite na območju branja, in le v tem primeru pritisnite Backspace. Z odprtim oknom boste morali pritiskati gumb "Arhiv" neposredno s traku.

Pogosto se ta metoda uporablja za sprostitev prostora v nabiralniku. Vendar morate pravilno urediti črke, da ne izgubite pomembnih podatkov.

Kako arhivirati črke v Outlook Mail

Korak -By -korak Navodila za arhiviranje pisem:

• Prva stvar je odpreti program Outlook;
• V oknu Export izberite Podatkovno datoteko Outlook;
• Označite črke, ki jih je treba arhivirati s pomočjo kljuka. Nato pritisnite gumb "Arhiv";
• Sistem bo ponudil način za arhiviranje, uporabnik pa izbere tistega, ki mu najbolj ustreza;
• Navediti morate datum ustvarjanja arhiva.

Seveda so po arhiviranju na voljo vse črke in podatki, ki so v njih. Poleg tega arhivi nimajo datuma poteka, zato ostanejo pri uporabniku, dokler bo to potrebno.

Takšne mehčane črke je vedno mogoče hitro najti v razdelku "Vse pošte". Tudi sporočila enega pošiljatelja v arhivu so povezana z verigo, kar močno poenostavi iskanje in uporabo pošte.

Izdelava arhiva po pošti je ročno zelo preprosta. Vse, kar je potrebno, je, da kliknete točko "Shrani". In po tem lahko vedno hitro in samo najdete sporočilo, ki je potrebno. In tudi ko se računalnik razčleni, bo vedno hiter dostop do pomembnih informacij kadar koli. Pomembno pa je, da se ta arhiv prenese na zunanji medij ali trdi disk z nameščenim sistemom.

Za ročno arhiviranje v Outlooku 2016 morate narediti nekaj preprostih korakov:

• Izberite element "Datoteka";
• Nato "Informacije - Orodja - izbrišite stare elemente";
• Izberite parametre "Arhivirajte to mapo in vložene datoteke";
• Nastavite datum (arhivski elementi, ustvarjeni prej).
• Po vseh izvedenih dejanjih kliknite V redu.

Napišite komentarje o tem, katera vprašanja ste imeli med arhiviranjem in kako težko je bilo narediti prvi arhiv. In kakšne podatke je treba arhivirati in katere.