Kako pretvoriti besedni dokument v obliko dokumenta Excel

Če morate preložiti podatke, ki jih sestavljajo podobna oblika, na primer seznam telefonskih številk ali naslovov, lahko uporabite funkcijo uvoza, ki je na voljo v programih Microsoft Office Package.

Kakšne metode obstajajo

Za preoblikovanje dokumenta lahko ločite 3 glavne načine:

• Uvoz podatkov ročno;
• uporaba posebnih programov;
• Pretvorba z uporabo spletnih storitev.

Edina težava, s katero se bo moral uporabnik srečati, je ohranitev izvirnega oblikovanja toleriranega besedila. To pomeni, ne glede na to, kakšna metoda se uporablja, bo vedno potrebno dokončati preobrazbo z dejstvom, da bo treba neodvisno v odprti tabeli Excel urejati za ohranitev odstavkov, vdolbinic, intervalov.

Uvoz podatkov ročno

Odprite bo besedni dokument, izberite fragment besedila, ki ga je treba prenesti, kliknite desni gumb in izberite "Kopiraj" (lahko uporabite kombinacijo Ctrl+C). Nato pojdite na dokument Excel, kliknite na celico z desnim gumbom miške, kjer morate vstaviti besedilo, in izberite "Parametri vstavilain", nato pa "shranite začetno oblikovanje". V tem primeru se bo shranjena večina intervalov in vdolbinic, kot v besedi. Kljub temu se včasih formatiranje in v tem primeru spusti. Še posebej pri uporabi stare različice Microsoft Office (2010 ali prej).

Če se s tem pojavijo težave, je priporočljivo vključiti prikaz vseh znakov za oblikovanje na zavihku "odstavek", s klikom na ustrezno ikono z miško. Na seznamu formatiranega seznama najdete znak odstavka na koncu vsake vrstice ali na koncu vrstice in enega v prazni vrstici med elementi. Te znake boste uporabili za vstavljanje znakov, ki se bodo nato premaknili na ustrezne celice. Če seznam uporablja odstavek v prazni vrstici med elementi, ga je treba odstraniti, sicer so okvare med uvozom možne napake. Če želite to narediti, hkrati pritrdite tipke ctrl+h. V oknu, ki se v polju "Najdi" pojavi, nastavite poseben simbol, na primer "~". Simbol odstavka za zamenjavo najdete v meniju "Več >>", tako da izberete element "poseben" in v njem - "Znak odstavka". Če vidite, da je v besedilu odstavek tako na koncu kot med elementi, dvakrat izberite "Znak odstavka". Ko opravite vsa dejanja, kliknite gumb "Zamenjajte vse". Elementi predelanega seznama bodo med seboj združeni.

Po nastavitvi za prikaz elementov zalog v zaporednih linijah je treba določiti posebne podatke, ki bodo prikazani v poljih Excel. Če vaš seznam v prvi vrstici označuje na primer ime ali dejanski naslov, potem morate preostale znake odstavkov (^p) zamenjati z vejicami (,). Po tem jih bodo zamenjali vejice in s tem oblikovali določene vrstice v ločenih poljih.

Kot ste opazili, ima vaš seznam oblike neprekinjene črte, sestavljene iz simbolov in črk, in razdeljeno na drobce z vejicami. S temi podatki morate vrniti vrsto seznama. Ponovno odprite zavihek »Najdi in nadomestite«, vnesite predhodno izbrani simbol (imamo ga »~«) in v polju »Zamenjajte z» Izberite znak odstavka. Kliknite gumb "Zamenjajte vse".

Oblikovanje je zaključeno in dokument morate shraniti kot besedilno datoteko. V tej obliki bo Excel študiral in pravilno objavil podatke med polji. V zgornjem levem kotu odprite zavihek "Datoteka" in izberite "Shrani kot". V meniju Drop -Down "Vrsta datoteke" določite "Navadno besedilo". Poimenujte svoj dokument in shranite na katerem koli disku. V nekaterih primerih lahko imate okno "pretvorbe datotek". Ničesar ni mogoče spremeniti, končati dejanje s klikom na "V redu".

Pojdite na Excel in na zavihku "Datoteka" izberite "Odpri". V meniju Drop -Down je praviloma nameščen parameter "Vse datoteke Excel". Te nastavitve morate spremeniti in izbrati "besedilne datoteke". Nato označite svoj dokument.

V oknu »Master besedila«, ki se prikaže, morate iti na naslednjo stran in kliknite »Naprej«, poiščite »Division Field« in tam navesti vejico. Ponovno pritisnite gumb "Naprej" in nato "V redu". Če ste naredili vse v redu, bodo nekatere kategorije vaših podatkov stale na različnih poljih. Poleg tega lahko po želji konfigurirate meje, pisave in izpolnite tabelo.

Uporaba pretvorbe aplikacij

Najbolj priljubljen od teh programov je Abex Excel to Word Converter. Za večino nalog je dovolj za njegovo brezplačno različico, ne da bi registrirali profil. Korak -v koraku preobrazba dokumenta se pojavi na naslednji način:

1. Zaženite program, izberite "Dodaj datoteke". Da, tukaj lahko naenkrat pretvorite cel seznam datotek.
2. V odprtem oknu "Explorer" izberite Word datoteke, ki jih je treba pretvoriti. Po izbiri "Open".
3. V spodnjem delu programskega vmesnika z mejom Drop -Down izberite vrsto dokumenta Excel, do katerega morate pretvoriti datoteke. Priporočljivo je za uporabo .Xlsx. Če je potrebno, da se končni dokument Excel odpre v starih različicah Microsoft Office (do leta 2010), potem je bolje izbrati .XLS, toda v tem primeru lahko pride do težav s formatiranjem (če je v novejših različicah Office ustvarjen začetni besedni dokument).
4. Kliknite Preoblikovanje. Po potrebi lahko še vedno določite kraj, kjer bodo shranjene zaupane datoteke. To se naredi prek gumba za nastavitev izhoda.

Priporočljivo je po zaključku pretvorbe, da ročno odprete vsak ustvarjeni excel dokument in preverite, ali je bil prenos podatkov pravilno dokončan. Po potrebi popravite oblikovanje.

Pretvorbe se lahko izvede tudi z uporabo programov, kot so:

• Skupni pretvornik DOC;
• Brezplačen pretvornik datotek.

Pretvorba z uporabo spletnih storitev

Možnost za tiste, ki ne želijo namestiti nobenega programa v svoj računalnik ali prenosni računalnik. Obstaja veliko spletnih pretvornikov, ki opravljajo isto nalogo kot Abex Excel za pretvorbo besed. In v večini primerov je prenos podatkov z njihovo pomočjo še bolj pravilen, zato bi morali dati prednost. Med njimi lahko ločimo naslednje (najpogosteje jih priporočajo za uporabo uporabniki):

• Konvertio;
• Pdfmall;
• Anyconv.

Načelo dela z vsako od teh storitev je precej podobno. Na primeru pretvornika se pretvorba dokumenta izvede na naslednji način:

• Pojdite na uradno spletno mesto;
• izberite "Iz računalnika";
• V odprtem oknu "Explorer" izberite datoteko za pretvorbo;
• po pretvorbi izberite obliko datoteke (.Xls oz .Xlsx);
• Pritisnite "Transform";
• V oknu, ki se odpre, določite kraj, kjer bo shranjena datoteka (če je omogočeno samodejno prenos datotek v brskalnik, se bo dokument pojavil v "Moji dokumenti").

Po tem ostaja le ročno preverjanje oblikovanja, če je potrebno za urejanje.

Skupaj, najbolj priročna možnost je uporaba spletnih storitev. Toda ročni prenos podatkov, čeprav traja veliko več časa, omogoča, da dobite največjo kakovost, hkrati pa ohranite vse nastavitve oblikovanja. V komentarjih nam povejte, kakšne metode pretvorbe ga uporabljate in s kakšnimi težavami ste se morali soočiti, kako ste jih rešili.